Im Bereich Kongress-Organisation übernimmt DERCONGRESS für Sie die folgenden Aufgaben:
Bewerbung des Kongressstandortes
Wir sind vor Ort präsent: Für die Bewerbung des Kongresses konzipieren wir die Erstellung eines Bid-books. Außerdem kümmern wir uns um die Organisation von Werbemitteln für Entscheidungsträger.
Veranstaltungsort
Allround Planung von A bis Z: Zum Beispiel die Auswahl und Organisation des Veranstaltungsortes mit Sälen, Ausstellungsflächen, Konferenztechnik inklusive Kommunikationsanlagen, Business Center, Media-Check und Presse-Center, Registrierungsbereichen, Beschilderung, Gastronomie und Versicherungen bis hin zum Personaleinsatz von Technikern, Dolmetschern, Hostessen, Sicherheitskräften und eigenem mehrsprachigen Fachpersonal für die Teilnehmerbetreuung und vieles mehr.
Präsentation
Wir sind vom Abstract bis zum Poster für Sie da: Ihre Referenten, Posterautoren und alle, die das Fachprogramm gestalten, sind das Kernstück des Kongresses. Wir betreuen Ihr Fachsekretariat und Ihre Posterausstellung.
Kongress-Ausstellungen
Wir setzen Highlights: Erfolgreiche kommerzielle Ausstellungen entlasten das Kongressbudget. Und fachlich interessante Ausstellungen bereichern jeden Kongress. Gerne kümmern wir uns darum.
Termin- und Ablaufplanung
Mit uns haben Sie die Logistik im Griff: Zeit- und Ablaufpläne sind das A und O jeder Organisation und werden von uns erstellt und kontinuierlich aktualisiert.
Finanzen, Budget und Sponsoren
Mit uns können Sie rechnen: Wir betreuen die gesamte Finanzplanung Ihres Kongresses: vom ersten Budget und dessen Fortschreibung, der Akquisition und Betreuung von Sponsoren, der Beantragung von Mitteln, der Verwaltung von Teilnehmer- und Ausstellergeldern bis hin zur Endabrechnung.
Drucksachen und Versand
Wir machen Druck: Wir koordinieren und produzieren für Sie die Ankündigungen, Vorprogramme mit Registrierungsformularen, Tagungsführer, Abstract- und Proceedingbände, Eintrittskarten, Namens- und Podiumsschilder. Für das geeignete Layout sorgen wir genauso wie für die Konfektionierung, die Kuvertierung und den Versand der Drucksachen.
Public Relations
Gute Kommunikation ist alles: Wir rühren für Sie die Werbetrommel. Denn ohne professionelle PR kommt keine Veranstaltung aus. Also, kündigen wir Ihren Kongress und den Standort bereits auf vorangehenden Veranstaltungen an. Außerdem übernehmen wir die Teilnehmerakquisition, organisieren Pressekonferenzen inklusive Erstellung des Pressematerials und realisieren weltweit Anzeigenschaltungen in der relevanten Fachpresse. Um bereits im Vorfeld die Werbetrommel zu rühren.
Kongress-Sekretariat
Wir zeigen Organisationstalent: Vor, während und nach dem Kongress übernehmen wir alle Sekretariatsaufgaben für Komitees, Vertragspartner, Referenten und Teilnehmer. Dazu gehört unter anderem die gesamte Korrespondenz, die Registrierung der Teilnehmer und die Rechnungsstellung, die Verwaltung der Gebühren und die Zusammenstellung der Unterlagen sowie statistische Auswertungen.
Tagungsbüro und Registrierung vor Ort
Prozessmanagement kann so einfach sein: Die Teilnehmer, z. B. Referenten und Posterautoren, Ehrengäste, Politiker und Medienvertreter werden von mehrsprachigen Mitarbeitern betreut. Hierbei haben wir den optimalen Kongressablauf vor Ort im Blick, kontrollieren den Personaleinsatz und nehmen Reservierungen für Hotels, Oper, Konzert oder Dinner vor. Selbstverständlich organisieren wir auch notwendige Transfers und kümmern uns um alle Anliegen der Gäste. | 
